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HR:重視招聘中的隱私管理

從企業角度看,為了實現人職匹配、安全生產、杜絕腐敗和提高效率等目標,必須在招聘中全面了解員工的學習和工作經歷乃至生活習慣等,其中包含了一些屬于個人隱私的內容。而應聘者為了找到合適的工作,通過遞交工作簡歷、與面試官交談等環節,必然也會暴露個人隱私的一些內容。所以,從招聘環節就開始的員工隱私管理問題,越來越受重視。

招聘過程中的隱私管理環節

首先,簡歷的處理問題。應聘者無論能不能被錄用,都得準備、遞交自己的求職簡歷,這些簡歷往往會涉及到許多個人隱私,如姓名、住址、個人照片、聯系電話、身份證號、工作經歷等。如果HR工作者粗心大意或不負責任,就可能會泄露應聘者的個人信息,從而侵犯了他們的隱私權。從法律上來說,簡歷是應聘者的私人物品,如果招聘廣告中沒有聲明“概不退還”,其所有權應該歸應聘者所有。據報道,一家招聘企業將不符合要求的應聘簡歷很隨意地扔進垃圾桶,一名應聘者發現后十分傷心。企業的這種做法既損害了企業形象,又可能泄露應聘者的個人隱私,進而觸犯法律。

其次,詢問的技巧問題。在人才選拔過程中,HR工作者為了全面了解應聘者hr369.com的情況,往往會對應聘者做很多方面的考察,這些考察既有與工作崗位有關的年齡、健康狀況、學歷、職稱等個人信息,也有與工作崗位無直接聯系甚至不相關的家庭情況、血型、社會關系、財產狀況等個人信息。有些企業在對應聘者進行甄選時,還進行毒品藥物測試、酒精測試及艾滋病測試等。應聘者作為弱勢的一方,往往能配合企業的調查要求。但是HR工作者在操作過程中如果不具備一定的技巧和經驗,則極易使應聘者感到隱私權受到侵犯。

隱私管理是個兩難問題

首先,法理上知情權和隱私權存在一定的沖突。負責招聘的HR工作者是企業主和股東的代表,享有知情權,即對雇員和即將成為雇員的應聘者的有關個人活動情況與個人信息進行了解的權利。雇主作為企業投資者和生產經營的管理者,其組織生產活動自然圍繞著盈利目的展開。實現盈利的前提之一便是對員工進行有效的管理,而要實施有效的管理,必須對應聘者的年齡、學歷、工作經驗、特殊技能等個人信息有一個確切的了解和掌握。因此,法律確認和保護雇主對雇員相關個人信息的知情權,乃為維護雇主在經營管理方面的正當權益之所需。

作為員工,具有自己的人格尊嚴和工作隱私權,即雇員享有的對其在工作場所中的個人活動、私有領域及個人信息資料進行支配的權利。賦予雇員隱私權的根本出發點在于對雇員人格尊嚴的尊重。當然,對雇員人格尊嚴的尊重應體現在其生活的各個層面,雇員在工作場所的人格尊嚴自然也不例外。因此,雇員在工作場所需要雇主及其他雇員的信任和尊重,這樣也可以保持一個相對安寧的心理狀態。其表現之一就是,他們希望某些涉及個人隱私的事物不被他人冒犯、侵擾。例如,自己的身體狀況、生活經歷等;另外,雇員在內心保有的一些純屬個人的工作愿望、情感等秘密往往也不愿為他人所知。

其次,隱私管理不當容易引發信任危機。尊重個人隱私是尊重人性的重要體現,個人隱私是一個人成為理性的、自覺的、自主的個體的前提。隱私的存在是人的自治性和自由性的重要體現。個人信息的披露和相關決策應該由其自己來決定,而不是受他人控制。同樣,在企業與員工所形成的互動關系中,應該給員工留下必要的隱私空間。否則,很容易導致以下四個方面的后果:一是員工對企業的忠誠度下降;二是員工的安全感將會缺失,而這將會泯滅員工的自覺性和能動性;三是容易導致員工的報復性行為,給企業帶來不必要的損失;四是就一個團隊整體而言,沒有個體的隱私,在團隊內部也無法形成正常的人際關系。

如何管理員工隱私

首先,隱私管理過程要公開。公開進行隱私管理活動的原因和過程以及結果的處理方法,既體現了對應聘者和員工的尊重,也在一定程度上規避了由于侵犯隱私而被起訴的法律風險。例如,在招聘廣告中盡量寫清楚簡歷所需要的內容,不需要的則不必要求應聘者非得提供。面試時如果要錄像,則必須征得應聘者同意;面試結束后,簡歷是存檔還是予以銷毀,都應該有明確的規定。

其次,隱私管理要有正當的目的。HR工作者對應聘者進行背景調查等獲取其個人信息的目的,均是為了維護企業正當利益,但對于調查過程和內容要做好技術處理。一般情況下,面試過程中的錄像,只能用于招聘過程中的人員篩選,如果要用于人力資源管理方面的專業研討,則必須征得應聘者同意且隱去姓名。當然,內容中若有應聘者的不佳表現時,即便是用于專業研討也是不可以的,更不能用于商業目的。

再次,收集的內容必須與工作相關。每個人都有很多的隱私,有些與工作相關,有些則與工作無關。因此,HR工作者在了解應聘者隱私時必須把握與工作需要相關的原則。對應聘者個人信息資料的收集和保存的范圍也應當限制在與企業經營管理有直接關系,從而為雇傭關系所必需的資料范圍內。那些與企業經營管理有一定關系,但并非雇傭關系所必需的信息資料,如婚姻狀況等,應當在事先得到應聘者同意或書面通知應聘者而應聘者不表示反對的情況下,方能收集和保存。而對那些諸如宗教信仰、家庭生活等與企業經營管理無關,純屬應聘者私人領域的信息資料,HR工作者則沒必要也無權了解和收集。

最后,遵守保密性原則。除非獲得司法授權或法律部門另有規定,不能將收集的個人信息向任何第三方泄露或公開。HR工作者應采取相應的安全措施加以保護,這一安全措施應與信息需要保密的程度相適應。一般的個人特征信息如身高、學歷、姓名以及聯系方式等信息不能告訴公司外無關人員;與個人身體狀況、工作考核、過去經歷相關的信息則在公司范圍內保密,僅僅在工作需要范圍內公開;與個人尊嚴有密切關系的記錄如精神狀況、司法犯罪等信息則要嚴守秘密,僅在責任范圍內公開。


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